デジタルとズボラの二刀流！もうなくさない紙もの管理のコツ

保育園のプリント、作品、連絡帳…子育てしていると貯まるさまざまな紙もの。どんな風に保管・管理をしていますか？

ライター生活25年の曽田照子です。ライターの仕事って、皆さんがご想像するより大量の資料を使います。
本やチラシ、パンフレットなど大量の紙もの。それらがまったく整理できないと仕事の効率が落ちてしまいます。そういうわけで紙もの資料の整理・管理にはなかなかうるさい方なんですが、保育園学校関係のプリント類はなかなか難物ですね。サイズや色がばらばらなうえ、書式も統一されていないし、数も多い。
はっきり言って手こずっていました。そんななかで、私がたどり着いた管理法をお知らせします。

まずは分類

まずは紙類を分類します。大きく3分類すると「保管」「保留」「捨て」です。

1.保管するもの
記念に保存しておく子どもの作品、成績表、賞状など…これは「記念の宝物」ですね。
現物を保存する必要があり、半年以上保管するもの…税金関係などの「重要書類」。
現物はいらないが情報は長く使うもの…学校や園の「年間予定表」など。

2.保留するもの
現物はいらないが、情報も翌日〜3ヶ月以内には不要になるもの「学年だより」「遠足のおしらせ」「給食の献立表」などがあたります。

3.捨てるもの
ダイレクトメールや広告チラシなど、確認したら捨てていいもの、これはできるだけ速やかに捨てます。
わが家では「いらないプリントはできるだけウチに入れない」として、玄関のゴミ箱に捨てることにしています。

問題は【1】保管するもの、【2】保留するものをどう管理するかですね。
これは「デジタル化」「現物を保存」「掲示」の3つの方法があります。

すべての書類はデジタル化する

基本的に保管・保留する書類はできるだけスマホで撮影しておくことをおすすめします。
特に4〜5月に配布される年間予定表は、スマホで撮影してEvernoteというアプリに保管しています。
この方式のメリットは、スマホでいつでも見られること、家族との共有がラクなこと、データなのでなくさないこと。万が一、原本を紛失しても、データがあるので安心です。
調査票など学校に戻す書類もデジタルで保管しておくと翌年、一部を改変して出すだけなのでとてもラクになります。
「学年だより」「遠足のお知らせ」などの期限の決まった書類も、スマホで撮影してデジタルデータは1年間は保管。
これが役立つのが翌年です。たとえばプールで必要なものなど、毎年ほとんど変わらない内容のお知らせは「去年のデータ」があると、学校からの連絡の前に余裕を持って準備ができますね。

保管書類は大きさをそろえる
保管する書類はわが家では一律A4サイズのクリアフォルダに入れています。学校からはB５サイズのお知らせも届きますが、A4サイズのクリアフォルダにはさむことで、すべての書類のサイズをそろえることができ、格段に書類が扱いやすくなります。」

使うプリントの現物は張りだす
「学年だより」「遠足のお知らせ」などの期限の決まった書類は、キッチンなど場所を決めて張りだします。
子どもが2人以上いる場合は、それぞれの子どものコーナーを作って、自分の場所に自分で貼り付けるようにすると、プリントの出し忘れも減り、省力化もできます。
期限が過ぎた書類は本体は速やかに処分します。

最終奥義は実家？

子どもの作品はかさばるけれど捨てられないことが多いですよね。写真に撮って現物は捨ててしまう、というケースもありますが、わが家は最後の奥の手として「ばあばにプレゼント」という手を使いました。
すべての人にお勧めできる手ではありませんが、できる状況なら考えてみてもいいかもしれませんよ。

（文・曽田　照子）